Hoe ziet een onboarding proces eruit?
Met een onboarding proces zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen in je organisatie. Dit proces wordt steeds vaker opgenomen in de HR-strategie, omdat het bijdraagt aan het behoud van talent. Maar wat zijn belangrijke onderdelen en hoe ziet zo’n proces er precies uit? In dit artikel delen we 5 belangrijke onderdelen en een voorbeeld onboarding proces.
In ‘Tips voor onboarding’ behandelen we het uitgebreider, maar hier vatten we nog een keer kort de belangrijkste onderdelen van het onboarding proces samen.
Warm welkom: onboarding begint al voor iemand zijn eerste werkdag heeft. Je wilt dat mensen zich welkom voelen. Dat kan op verschillende manieren: een mail van de leidinggevende, een persoonlijk kaartje of een persoonlijk/branded welkomstgeschenk. Je wilt laten voelen dat je uitkijkt naar de komst van de nieuwe medewerker.
Kennismaking met de organisatie: hoe sneller iemand bekend is met de organisatie, hoe sneller die zich thuis voelt. Dit kan door een rondleiding, een kennismakings- en/of introductiegesprek of een introductiebijeenkomst met meerdere nieuwe medewerkers.
Nieuwe functie leren kennen: wat gaat iemand precies doen en hoe? Dat leren mensen vaak in een introductieprogramma. Een collega of leidinggevende werkt de nieuwe collega in en laat deze kennismaken met de werkzaamheden, maar ook met de systemen en processen binnen de organisatie.
Evaluatie en feedback: onboarding gaat verder dan de eerste werkdag. Evalueren en feedback geven èn vragen is belangrijk. Bijvoorbeeld door evaluatie- en feedbackgesprekken met de leidinggevende.
Integratie in de organisatie: je wilt dat iemand zich snel onderdeel voelt van je bedrijf. Teambuilding-activiteiten helpen hierbij, maar ook het aanstellen van een mentor die zorgt voor begeleiding en dient als aanspreekpunt is een goede optie.
Je kunt het proces opdelen in 5 fases, waarbij elke fase zijn eigen focus heeft. Belangrijk om te onthouden: onboarding is tweerichtingsverkeer. Een medewerker gaat zich thuisvoelen in de organisatie en als organisatie bouw je een relatie op met de nieuwe medewerker. Op de lange termijn kun je hiermee personeelsbehoud verbeteren en verloop voorkomen.
Pre-boarding – voordat je nieuwe medewerker start: Tijdens de pre-boarding fase bereid je de nieuwe medewerker voor op zijn of haar eerste werkdag. Dit kan met een welkomstmail, -brief of -geschenk waarin je de nieuwe medewerker informeert over de eerste werkdag, de werklocatie, parkeergelegenheid, kledingvoorschriften, de bedrijfscultuur en andere belangrijke informatie. Naast informeren ligt hierbij ook de nadruk op een stukje aandacht: je wilt dat mensen zich al welkom voelen vòòr ze überhaupt gestart zijn.
Eerste werkdag: Op de eerste werkdag geef je de nieuwe medewerker een rondleiding door het bedrijf en stel je hem of haar voor aan de collega’s. Daarnaast geef je informatie over de rol en verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker en wat er van hem of haar wordt verwacht. Bedenk dat er op zo’n dag – en in de hele eerste periode – veel op iemand af komt. Met een mentor als vast aanspreekpunt en informatie die terug te lezen is in online systemen voorkom je overwhelm.
Eerste week – kennismaking met de organisatie en collega’s: In de eerste week van het onboarding proces maakt de nieuwe medewerker kennis met de organisatie en de collega’s. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een introductieprogramma, waarbij de nieuwe medewerker wordt ingewerkt door een collega of door de leidinggevende. Daarnaast kan de nieuwe medewerker deelnemen aan teambuilding-activiteiten om zich snel thuis te voelen binnen het team. Dus zorg dat je de nieuwe medewerker meeneemt in uitnodigingen voor bedrijfsfeestjes, borrels en andere teambuilding-activiteiten.
Training en ontwikkeling – de eerste 3 maanden: Het duurt gemiddeld drie maanden voor iemand zich helemaal thuis voelt in zijn nieuwe baan. Dan voelen dingen niet meer nieuw en kent iemand het reilen en zeilen van het bedrijf. Je kunt dit versnellen en verbeteren door de nieuwe medewerker te trainen en te ontwikkelen. Dit kan door middel van interne trainingen en cursussen, maar ook door het aanbieden van externe trainingen en cursussen. In deze periode vinden ook regelmatig gesprekken plaats waarin feedback gegeven en ontvangen wordt. Zo kun je snel bijsturen of inspelen op dingen die nog niet goed gaan.
Integratie en follow-up – na drie maanden: Na de eerste periode is het belangrijk om de integratie van de nieuwe medewerker te evalueren en eventueel bij te sturen. Dit kan door middel van een follow-up gesprek met de leidinggevende. Daarnaast blijft het belangrijk om regelmatig te checken hoe de nieuwe medewerker zich voelt. Heeft iemand ergens extra ondersteuning nodig, waar ligt een passie die verder uitgediept kan worden en waar kan iemand zich ontwikkelen?
Ja, maar wat moet de werkgever dan precies doen? Door er als werkgever voor te zorgen dat het onboarding proces bestaat, heb je al een voorsprong in de manier waarop je nieuwe medewerkers voorbereid en begeleid. Als werkgever is het belangrijkst dat je ervoor zorgt dat iemand zich welkom voelt en dat je de eerste dag – en dus de eerste echte kennismaking met je bedrijf – goed voorbereid. Je krijgt maar één kans voor een eerste indruk. Daarnaast wil je duidelijk informatie geven over de rol en verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker. Dit helpt in het wederzijds uitspreken van verwachtingen. Ook zorg je als werkgever voor een soepel introductieprogramma: alle praktische zaken zijn geregeld en je hebt de FAQ al beantwoord in de preboarding.
Door ook na de eerste periode actief te blijven, bijvoorbeeld door het aanbieden van trainingen en cursussen, kunnen nieuwe medewerkers zich blijven ontwikkelen binnen de functie en de organisatie. En met regelmatige feedback- en evaluatiegesprekken bouw je aan de relatie en zorg je ervoor dat mensen zich gezien en gehoord voelen. Ook na die eerste periode.
Een goed onboarding proces draagt bij aan de betrokkenheid en tevredenheid van je medewerkers. Het zorgt ervoor dat mensen zich sneller thuis voelen in de organisatie en daardoor eerder hun talenten kunnen en durven uiten. Als werkgever kun je dit proces nog verder verbeteren met een bijzonder welkomstgeschenk. Dit draagt bij aan dat warme welkom en vergroot de betrokkenheid van medewerkers – zelfs voor ze gestart zijn. Meer leren over onboarding? Download het gratis whitepaper ‘Onboarding: overtref de verwachtingen van nieuwe medewerkers’
Whitepaper Onboarding: overtref de verwachtingen van nieuwe medewerkers
