Wat is onboarding?
Beginnen bij een nieuwe baan, dat kan spannend zijn. Met onboarding zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom en verbonden gaan voelen in jouw bedrijf. Maar wat is onboarding en hoe kan een onboarding programma eruit zien?
Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers kennismaken met je organisatie. Ze leren de organisatie en hun collega’s kennen, net als de rol die zij binnen het bedrijf gaan vervullen. Een goed onboarding proces zorgt ervoor dat mensen zich snel onderdeel gaan voelen van je bedrijf. Mensen hebben tijd en aandacht nodig om zich thuis te gaan voelen in je bedrijf. En die tijd en aandacht creëer je met onboarding.
In een goed onboarding proces zitten tijd en aandacht. Het is meer dan een stapeltje documenten op iemands bureau klaarleggen of even doorverwijzen naar het online e-learningportaal. Een goed onboarding proces omvat in ieder geval deze 4 onderdelen:
Operationeel deel: je wilt dat alle praktische zaken op de eerste dag geregeld zijn. Denk aan een getekend contract, maar ook aan toegang tot de juiste systemen, werkende mail en een toegangspasje voor het gebouw. Ook zaken als de lunchpauze en de omgang tussen collega’s horen hierbij.
Educatief deel: denk aan leren hoe bepaalde systemen werken, maar ook aan de ambities, cultuur en achtergrond van het bedrijf. En dan niet alleen de dingen die iedereen kan lezen op de website, maar ook de informatie die alleen insiders weten.
Sociaal deel: mensen maken je bedrijf. Kennismaken met collega’s is daarom een belangrijk onderdeel van het onboarding proces. Niet alleen zodat iemand zich snel thuis voelt, maar ook zodat hij/zij snel weet met welke vragen hij/zij bij welke collega terecht kan. En andersom weten collega’s dan ook meer over hun nieuwe collega.
Evaluatie: onboarding is meer dan een inwerkperiode. Leer van de ervaring van deze nieuwe medewerker, zodat je de onboarding steeds blijft optimaliseren voor nieuwe medewerkers.
Tijdens het onboarding proces krijgen nieuwe medewerkers de gelegenheid om hun nieuwe werkplek te leren kennen en kun je als bedrijf een relatie opbouwen met de nieuwe medewerkers. Zo verbeter je op de lange termijn het personeelsbehoud en dring je ongewenst verloop terug.
Een goed onboarding proces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers weten wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen. Hoe zo’n proces eruit ziet verschilt per bedrijf, maar globaal gezien kun je het onboarding proces opdelen in vier fases:
Fase 1: als iemand al aangenomen is, maar nog niet begonnen is. Dit is de voorbereiding op de onboarding. Weet de nieuwe medewerker hoe laat hij waar moet zijn, weet ze wat ze ongeveer kan verwachten, moet hij zelf lunch meenemen of is dat centraal geregeld? Dit is ook de fase waarin je dingen gaat regelen, zodat je nieuwe medewerker een volledig functionele werkplek heeft als hij start. Ook kun je de nieuwe collega vast uitnodigen voor kennismakingen, vergaderingen of bedrijfsuitjes in zijn werk-agenda. En in deze fase kun je iemand ook laten weten dat je uitziet naar zijn/haar komst, bijvoorbeeld met een kaartje of welkomstgeschenk. Dit versterkt het gevoel van verbondenheid al voor iemand echt is begonnen.
Fase 2: de eerste dag en week in de nieuwe baan. Dit is het traditionele inwerken. Zorg – als het kan – dat directe collega’s en begeleiders er tegelijk met de nieuwe medewerker zijn en niet een vergadering in moeten. Soms helpt het om nieuwe collega’s net na de maandagochtend-opstart te laten beginnen. Laat directe collega’s zich even voorstellen en wat vertellen over wat zij binnen het bedrijf doen. Zo kan de nieuwe medewerker makkelijker contacten maken en waar nodig om hulp vragen. Laat ook weten hoe het onboarding proces er vanaf nu uitziet, zodat iemand weet wat hij/zij kan verwachten. Zorg er ook de rest van de week voor dat iemand niet in zijn eentje zit te lunchen, betrokken wordt bij interessante taken en dat je nieuwe medewerkers meeneemt in de doelen en projecten van de komende tijd.
Fase 3: na de eerste week in de nieuwe baan. Nieuwe medewerkers zien dingen die jou allang niet meer opvallen. Vraag daarnaar, zowel naar de positieve als naar de negatieve dingen. Na de eerste week vol nieuwe indrukken kun je steeds nieuwe informatie verstrekken, zodat ze uiteindelijk alles weten om goed te functioneren binnen het bedrijf.
Fase 4: Na 4 tot 8 weken. Zelfs het beste onboarding proces schiet zijn doel voorbij als je niet weet hoe de nieuwe medewerker de dingen ervaart. Dit is tweerichtingsverkeer: hoe doet iemand het in zijn nieuwe baan, maar laat nieuwe medewerkers ook hun eerste indruk van het bedrijf delen. Zo blijf je leren over je bedrijf, maar ook over het verbeteren van het onboarding proces. Ook kun je kijken of je contacten tussen de verschillende afdelingen kunt stimuleren met bijvoorbeeld een lunch voor iedereen die in een bepaalde maand gestart is. Dit zorgt voor meer onderlinge verbinding en een positievere werkomgeving.
Onboarding is een proces waarmee je ervoor zorgt dat mensen hun werk goed kunnen doen en zich verbonden voelen met de organisatie. Het omvat veel meer dan alleen de functionele dingen van het inwerken. Een goed onboarding proces kost meer tijd, maar levert ook meer op. Een hogere medewerkerstevredenheid, een sterk employer brand, sneller productieve medewerkers en meer werkplezier. Meer leren over onboarding en hoe je inzet voor jouw bedrijf? Download het gratis whitepaper ‘Onboarding: overtref de verwachtingen van nieuwe medewerkers’.
Whitepaper Onboarding: overtref de verwachtingen van nieuwe medewerkers
